柏德CITY社區部落格

柏德City社區第四屆管理委員會                

  99年度8月份第一次管理委員會會議紀錄

壹.會議時間：99年8月7日（星期六）下午14：00整

貳.會議地點：社區2樓管理中心辦公室

參.會議主席：主任委員 王瀞翎小姐                

   會議記錄：總幹事 郭 鳳 英

肆.出席委員：1.監察委員 朱進煌先生

2.財務委員 陳美媓小姐

3.安全委員 陳逸珊小姐

4.設備委員 羅枝茂先生

5.資訊委員 張紅玓小姐

6.環保委員 林陳棉小姐

請假委員：B棟委員 吳淑珍小姐

總務委員 符兆明先生   

伍.列席人員：良福保全公司：王宗海處長、蘇鍾軍副理

              弘富寬頻、遠東寬頻、宅急網、聯鑫網、南桃園有線電視。

陸.主席報告：

會議應到委員9位；實到委員7位，已達法定人數，請依議程進行會議。

柒.議題討論：

一.議 案：社區網路公司回饋事項座談案。

說 明：邀請1.聯鑫網公司；2.宅急網公司；3.弘富寬頻公司；4. 遠東寬頻公司；5.南桃園有線電視公司。依序個別提出簡報管委會決議（略）。

決 議：待弘富寬頻、遠東寬頻、南桃園有線電視公司再行送交確實回饋優惠執行書後9月份會議再行研議。

   二.議 案：管理中心行政電腦損壞換購2台研議案。

說 明：依990703管委會議指示辦理估價結果：

1.笠程~AS-BM2630-A22005072~AUSU商用電腦預載WIN XPP＋WIN 7貼紙（詳估價單）每台未稅＄15500元；光碟機另價＄1000元。

2.力元企業~華碩BM5342-E54011772電腦（詳估價單）每台未稅價＄15500元。

3.星曜科技~Intel E6500 293G主機板＋SONY 24X DVD/R光碟機（詳報價單）

每台未稅價＄14500元；

AUSU P5P41T-L主機板＋SONY 24X /SATA燒錄器（詳報價單）每台未稅價＄14900元。

4.京樺城（NOVA門市）~P5P43TD主機板＋SONY DVD/RM光碟機（詳報價單）每台未稅價＄14000元；

 5.宅急網~迎廣EM023/300W＋燒錄機（詳報價單）每台含稅價＄12950元。

決 議：請新任謝總幹事向簽約廠商~笠程公司再次確認機體組件及價格後提報管委會議決執行。

三.議 案：賀眾飲水機年度換約、及B棟飲水機更新修繕案。

說 明：1.98年度合約已於99.06.30屆期。

       2.因應B棟住戶累積損壞反映高頻繁次數，已於7/30緊急請示B8、B3壓縮機＋冷媒簽約價各＄5600元；B9、B8散熱馬達組＄1260元（贈送葉片）、免費贈送B3繼電器組、B4溫熱感知器＄500元，陸續於8月3日完成修繕及更新，請款作業程序中。

決 議：請賀眾飲水機公司重行因應社區A、B、C棟各樓層僅有一台分別供應12戶、44戶、33戶差異特性，適切使用頻繁率析解一式切合實際年度更換濾芯、及維護更新零、組件之確實時效程長短期、及價格合約後，議決簽署。

   四.議 案：99.8.24（二）中元普渡統一祭祀日期訂定案。

     決 議：1.依循往年慣例提撥專案款＄1萬元辦理20個桌子租用、牲禮祭祀品及金、銀冥紙等物品採購；

2.為社區平安、順遂、生意興隆祈求，另增撥法師頌經專款費＄3仟元一併執行

3.時間確定為99.8.22（日）下午2點起，請公告、及PO網週知住戶共同普渡。

五.議 案：99年度第五屆第一次區分所有權人會議召開日期訂定案。

說明：依社區規約第三條：區分所有權人會議由本社區全體區分所有權人組成，其定期會議每年十一月第二星期六召開會議完成。

      決 議：1.訂定99.11.14（日）上午9：30報到、10~12時開議。

             2.請依法定時程順序完善會議前置作業~查證區分所有權人資格確認、發送會議議案提議徵詢書彙集編報管委會議擬定會議討論題案等各項議程確立及經費提撥運用。

六.議 案：增聘專業記帳（會計）師強化社區帳務查核案。

說 明：防範社區委任管理人員不良意圖行為、多層保障社區財務查察因應措施。

   決 議：1.依每日收入款項帳目逐週備齊：《1》每日收入憑證影本《2》每日收款日報《3》各戶繳款電腦登記資料《4》往來銀行存、出款影本提交聘任專業記帳（會計）師帳務查核。

2.聘任專業記帳（會計）師訂定每週乙次攜出管理行政中心提交上述4項財務文件進行帳務查核；遇疑義時得請管理行政中心提示會計憑證正本以供查核作業。

3.轉換社區規約條例第  條財務委員每月4次車馬費＄2仟元為聘任專業記帳（會計）師帳務查核費＄3仟5佰元；並提報99年第5屆區分所有權人會議追認後修編規約依詢。

 七.議 案：全面檢討各棟樓層梯廳紗窗短缺、破損案。

     說 明：經查短缺紗窗12扇：B棟9扇~B1、3F、8F、9F、10F各1扇；5F、7F各2扇；C棟3扇~4F、5F、7F各1扇；

破損紗窗8扇：A棟2Ｆ：１扇

B棟4扇~3F、2F個1扇；4F：2扇

C棟3扇~5F、6F、8F各１扇1

            2.昌聖報價：含框紗窗每扇＄1200元；換修紗網每扇＄250元。

            3.合泰迄未報價。

   決 議：請昌聖廠商盡快處理完成

八.議 案：宏國機電維護保養~污水機房調節鼓風機馬達、放流口環保水錶等更新案。

說 明：經宏國維護保養提報議價：工業18〞排風機乙具＄1600元；3HP調節鼓風機馬達乙台＄3500元；放流口環保水錶乙只＄16500元；調節鼓風機用計時器24H乙只＄1200元（均如報價單），提請裁示！

決 議：除放流口環保水錶乙只＄16500元更新案緩議外，餘案也儘速處理完成順遂運轉。

捌.管理事務工作、暨上次會議決議執行報告：

一.行政工作方面:

1）7/4承管委會指示進行家和保全總幹事挪用公款事件查報工作；初步結果業於7/10管理工作交接完成時追討回＄104,221元；第二階段至8/6追蹤查證後尚須追償＄22,552元（如附件），將於家和保全99/6/15~99/7/10管理服務費項款中扣繳抵回歸公共基金帳內。

2）6/16~7/10家和保全管理事務重大缺失改善作業，業已查證完成；也以最快努力讓社區一切事務調整至平穩順遂階段，期盼社務百尺竿頭更加精實強壯。

  陸續如再有人舉證申訴，仍然依據家和保全公司承諾履行負責切結保證追償。

3）8/5完成99/7/11起財務結報管理費收入：$326,251元、其他收入＄348,698元、支出：$365,032元；公共基金：活存結餘＄2,018,793 元、定存結餘＄5,293,436元（如月報總表影本）。

4）良福保全公司於99年4月份為社區申請桃園縣政府99年度修繕補助6萬元款服務，業於6/14扣除30元匯費匯入社區＃18953帳戶＄59,970元列報結案。

5）良福保全公司業於7/14繳交99.7.11起至100.7.10止服務履約保證金新台幣30萬元【合作金庫~中山分行7/12AZ3666353號銀行支票】存入＃18953帳戶內。

6）7/22完成C棟225-6號房屋後方違建公函通告回復初稿待用印寄發存證。

＊經區分所有權人趙安安先生蒞會說明承租戶：柏德房屋仲介公司將於99.8.31終止租賃合約，將遵依消防、建築法規回復既經核定建設原貌。

此案暫緩，視後續改善情形再行研議處理。

7）經詢訪管理中心行政用2台電腦價格如議案二附件，提請會議決議執行。

8）8/7會議邀集社區網路寬頻公司與會座談社區裝設優惠回饋約定事務。

二.社區環境、衛生部份:

1）7/10家和、良福交接後仍然留置原任2位清潔人員為社區服務。

2）7/24宏國完成社區污水系統保養及養菌投置。

3）8/2桃園縣政府環保局完成污水排放流及曝氣量突擊檢查；唯一缺點是地面曝

氣排水蓋未標示項別牌，已電話通知宏國改善增示。

＊請賡續督促廠商切實執行，確實遵守消安法規。

三.公共設施維修部分: 

     1）7/24展開B棟一樓後端消防管漏水工程；7/25完成修焊工事＄2萬5仟元。

＊請款作業時請確實做到驗收無虞程序。

2）宏國機電分別於7/16.23.30完成機電維護保養。

3）宏國7/22完成一樓變色龍店家兩端路燈OSL燈泡換修、及住戶端室內水錶查修2件、公設燈泡更換服務作業22件。

4）全菱電梯7/7.22完成維護保養；更換B棟一樓右側外叫膠板作業。

5）7/25保力防水公司完成社區一樓中庭石板凹陷、隆起危險路面免費修補作業。

四.公共安全維護部份：

     1）良福系統保全於8/5完成2樓管理中心、1樓保全亭遠端監控鏡頭2組。

     2）笠程公司月內計服務住戶遙控器測試、設定服務20餘件；車道設定器組調整回復常規操作使用、門禁監視當機處理、及增購車道遙控器100只供應使用。

     3）8/5縣消防局前來消防安檢列：室內消防栓幫浦組件故障、水壓不足、部份警報探測器及廣播揚聲器隱設在天花板層內遮蔽揚聲、住戶端部份迴路斷線、部份逃生標示燈故障等六項待9/5前改善複檢（如附件）。

          另8/4全面初查部份消防栓警示燈泡不亮須換修；著由宏國密切更換作業。

決 議：請速依三家廠商報價程序提報改善作業，因應9月初消防局複檢。

玖.臨時動議：

  一.議 案：10號汽車位主賡續反映前修繕部份未完備防範滴水案。

說 明：經查應為水流又鑽隙滴落狀況！

決 議：1.經設備委員實地勘察後，邀請專業廠商再就此單一事務先行滴水盤治標處理；

       2.央請防漏專業廠商徹底查究地下室頂板滴漏水最終原因報價後；提報區分所有權人會議通過編列工程預算案後執行防治工程。

二.議 案：各棟樓層廊門加強玻璃固定桿案。

說 明：1.各棟樓層玻璃廊門經年累月黏合玻璃膠體業已呈現疲軟失去附著力狀態，只

要開關門施力點不當、或用力反彈過猛等使用狀況，極易造成玻璃整片脫落

或者破碎滿地；幸而多次事件無造成傷害。

2.與其等待破碎更換一片玻璃價1200元，不如預做加強保護玻璃破碎脫框防

範措施。

決 議：同意進行報價評議作業。

三.議 案：住戶裝璜保證金＄1萬元收取存放案。

說 明：為防範經手現金無登帳報告現狀缺失建請改進。

辦 法：悉數暫存管委會帳戶；申請退還時採取帳戶匯款方式。

決 議：同意委請良福管理服務公司高階副總列冊簽管裝潢保證金；提供住戶申請退款時效、提領簡化及便利程序。

＊8/7蔡方華秘書已將C1-9、B1-20款項交由公司蘇鍾軍副理收管。

四.議 案：請提領其它收入#18953帳戶轉存管理費收入#18616款案。

    說 明：99.8.6止管理費收入帳戶結存＄506,809元；因應支付99/8月款項＄438,563

元請討論自其它收入#18953帳戶提轉＄50萬元以資運作。

決 議：同意99.8.9赴銀行辦理#18953帳戶提轉＄50萬元至#18616帳戶因應支付款。

五.議 案：循依慣例每年自其它收入#18953帳戶轉存＄25萬元定存案。

決 議：同意99.8.9赴銀行辦理#18953帳戶提轉＄25萬元轉辦一年期定存作業

六.議 案：請款廠商應開立發票付款案。

說 明：配合政府加強對廠商查察稅務政策、及防範社區被灌協助廠商逃漏稅收嫌疑，

建請應要求廠商開立發票請款支付作業。

決 議：同意依稅法執行。

   七.議 案：總幹事郭鳳英自99.7.4起至99.8.10完成階段任務離職案。

說 明：履新總幹事謝秉宗個資業經呈報在案；感謝管委會關愛良福保全公司，本人蒙

幸，也衷心祝福貴社區更加精實茁壯！

拾.主席結論：

   感謝良福公司再次為本會肯定重執管理服務工作；感謝郭鳳英總幹事及蔡方華行政

助理為社區行政財務辛勞稽核追償工作，特撥交每人各＄3仟元獎勵金以資鼓勵。

拾壹.散 會。(下次例行月會會議時間：99年9月4日星期六下午1400時)