柏德CITY社區部落格

柏德City社區第四屆管理委員會                

        99年度9月份第一次管理委員會會議紀錄

壹.會議時間：99年9月4日（星期六）下午14：00整

貳.會議地點：社區2樓管理中心辦公室

參.會議主席：主任委員 王瀞翎小姐                會議記錄：總幹事 謝 秉 宗

肆.出席委員：1.監察委員 朱進煌先生      2.財務委員 陳美媓小姐

     3.設備委員 羅枝茂先生      4.環保委員 林陳棉小姐

（詳如委員出席簽到名表）

請假委員：B棟委員 吳淑珍小姐

總務委員 符兆明先生

  安全委員 陳逸珊小姐

資訊委員 張紅玓小姐

伍.列席人員：良福保全公司：蘇鍾軍副理

　　　　　　  家和保全公司：郭家和副總經理

              遠東寬頻、宅急網、聯鑫網

陸.主席報告：

會議應到委員9位；實到委員5位，已達法定人數，請依議程進行會議。

柒.前次會議決議事項處理情形

1. 社區網路公司回饋事項座談案。

  辦理情形：經前次會議座談後之決議，各廠商已送回之新約回饋，列為本次會議議案討論。

2.管理中心行政電腦損壞換購2台研議案。

辦理情形：(1)依990807管委會議決議，由總幹事自行評估後購置。

(2)向宅急網購置聯強-迎廣雙核心、2G記憶體、300W電源供應器、

   燒錄機、500G硬碟並附正版WIN7(64bit)，含稅價＄13450*2台共：＄26900元

(3)依每月請款程序批核後付款。

3.賀眾飲水機年度換約、及B棟飲水機更新修繕案。

辦理情形：賀眾飲水機公司依0807會議座談內容，呈送新約，列為本次會議議案討論。

    4.中元普渡統一祭祀日期訂定案。

       辦理情形：(1)依管委會決議，先行公告日期及個細節於各公告欄及部落格，並另行連絡各店面一同辦理。

(2)提撥專案款＄1萬元辦理牲禮祭祀品及金銀冥紙等物品採購。

(3)為祈社區平安、順遂、生意興隆，另增撥法師頌經專款費＄3仟元一併執行。

(4)向里長商借10張辦公桌，並請代尋專業法師協助普渡。

(5)因撥款程序作業不及，本案款項由監察委員代支，待專款請領作業完成後返還之。

(6)設備委員協助各項牲禮、祭品、金紙、熟食等採購事宜。

(7)8/22當日由法師領祭，設備委員帶領主祭，圓滿完成。

(8)為響應市府環保政策，金紙委由清潔隊回收集中焚燒。

5.99年度第五屆第一次區分所有權人會議召開日期訂定案。

辦理情形：依管委會決議訂定之時間：99/11/14前，管理中心將依照社區規約之內容，持續依法定時程順序完善會議前置作業、查證區分所有權人資格確認、發送會議議案提議徵詢書彙集編報管委會議擬定會議討論題案等各項議程確立及經費提撥運用。

6.全面檢討各棟樓層梯廳紗窗短缺、破損案，併廊廳玻璃門強化案。

      辦理情形：(1)依管委會決議已通知昌聖廠商針對紗窗短缺、破損部份及廊廳玻璃門強化案著手備料處理。

(2)因考量玻璃門強化一案，關乎社區全體住戶門禁管制至甚，且8/15已有住戶反應玻璃掉落，

   因而導致深夜遭其它樓層住戶誤闖騷擾，故要求昌聖以此案優先處理。

(3)8/27昌聖已完成B棟及地下室所有玻璃門強化。

(4)A、C棟持續備料進行作業。

(5)紗窗破損短缺案將於9/6備料完成後賡續作業。

7.宏國機電維護保養~污水機房調節鼓風機馬達、放流口環保水錶等更新案。

辦理情形：(1)依管委會決議：工業18〞排風機、3HP調節鼓風機馬達、調節鼓風機用計時器等項目均已更換完成。

　                 (2)放流口環保水錶乙只＄16500元更新案，已另向其它廠商索取報價單，列為本次會議議決項目。

捌. 管理事務工作執行報告：

A.  行政及保全工作方面:

1.8/10承接郭鳳英總幹事之職務，接續處理管委會指示進行家和保全總幹事挪用公款事件查報工作；第二階段至8/6

  追蹤查證後尚須追償＄22,552元（如附件），依8月份管委會決議暫時押扣家和保全勞務費，並請家和保全派員出

  席9月份管理委員會說明協調。

2.持續追蹤家和公司管理期間，造成機車停車位混亂之情事，目前已大致完成清查及比對，目前仍保留7格空車位，以

  待住戶舉證反應時可供分配，並持續追查，如仍有溢收之確實事證，將列報為追償項目。

3.8/31完成99/8/1起至99/8/31財務結報：

(1)收入：管理費收入$802,585元(含每年提撥25萬轉定存)

其他收入＄134,833元

(2)支出：$1,193,902元(含提撥50萬元至活存帳戶供支出之應用)

(3)公共基金：活存結餘＄2,018,793 元、定存結餘＄5,293,436元

以上皆符合月報總表影本。

4.8/22 社區進行中元普渡，請法師舉行消災祈福法會，由羅委員代表主祭。

5.8/27昌聖完成B棟含地下室，所有廊廳玻璃門強化。

B.  社區環境、衛生部份:

1.8/7宏國機電進行汙水施備維護及養菌，並檢測出調節槽曝氣機(B)故障。

2.8/18宏國機電更換污水機房排風機(18”)乙台、馬達調節計時器乙只；並將故障之調節曝氣機(B)送回原廠修復，

  待修復完成後另行請款。

C.  公共安全維護部份：

     1.良福系統保全於8/5完成2樓管理中心、1樓保全亭遠端監控鏡頭計2組，強化

管理中心之緊急事故處理時效。

玖.議題討論：

一.議 案：水池填平改建舞台案議決案。

說 明：依98年度區分所有權人決議施作，請廠商實地勘察後估價如下：

決 議：請安居及神匠兩公司，統一規格後提出確定之金額報價，待十月管委會議決。

  二、議 案：發電機排煙問題改善議決案。

說 明：依98年度區分所有權人會議之決議，廠商實際瞭解現場後提出建議及估價如下：

決 議：1、良福保全蘇副理說明：

A、向上接煙囪之方式，可能導致發電機引擎進氣量不足，造成發電機功率降低等問題，有極大機率減少發電機之壽命。

B、接煙管排放至水溝之方式亦僅為治標之方案，且日後可能導致B棟後方之外牆面嚴重燻黑，且未解決排煙之問題，依然會遭到環保局開單舉發。

             2、唯一能徹底解決之方法，唯有使用工廠廢氣排放同等級之設備，如黑煙瀘清器或更換為不排放黑煙的環保型發電機，唯價錢過於高昂，遠超過去年區權會所預估之金額，留待於本次區權會另行評估討論。

三、議 案：賀眾飲水機年度換約案。

說 明：1. 賀眾飲水機公司依0807會議座談內容，呈送新約，列為本次會議議案討論。新舊式合約差異如下表：

決 議：1、為保障所有住戶之飲水品質，確應依各棟使用飲水機之頻率，更改各棟瀘心更換之時程表。

       2、決議採用賀眾提供之新約。

  四、議 案：汙廢水放流口環保水錶損壞更新議決案。

      說 明：依前次管委會議之決議，另請廠商報價內容如下：

      決 議：經主委與宏國機電協商，同意以＄15,000元(含稅)進行施作。

五、議 案：暨有寬頻業者新約及新進業者合約議決案。

說 明：經前次會議座談後之決議，各廠商已送回之新約回饋，列入本次會議議案議決。

      決 議：1、遠東寬頻同意月補助電費＄500元、回饋＄1,500元，每三年簽一次合約，並於每次簽約時贈送電腦乙台，若管委會暫無電腦之需求，得折現＄15,000元回饋社區及刪除合約上不同意其它業者進駐之條款；管委會同意電梯公佈欄更換為遠東贊助，並得每月於電梯內之公佈欄免費張貼廣告7日。

             2、同意宅急網進駐社區為第三家寬頻業者：除合約內容不變外，針對住戶提出優惠方案，若現有合約並未到期者，可先向管理中心登記申裝，待到期後轉換為宅急網之用戶時，只要是首次裝機，仍可享有買一送一之優惠。

             3、請總幹事聯絡宏富寬頻，除合約內容不得有禁止第三家業者之條款外，並要求比照遠東寬頻回饋電腦之模式，唯回饋金不需更動。

             4、如業者無法接受本會所提之要求，不能完成合約之簽定時，將撤除該業者於社區內所有免費廣告空間。

六、議 案：中秋節節慶活動內容研議案。

說 明： 1、去年管委會決議：中秋節當日開放中庭烤肉至24：00；先行公告並登記，當日需備紙板或報紙以做好地板保護。

　　　  2、本年度是否依往例舉行？

   決 議： 1、本次中秋節：管委會停止公開舉辦各項活動。

2、社區頂樓現已舖設PU防水層，公告住戶：不論平時或是假日，皆不得於頂樓烤肉，要求保全加強巡邏管制，違者當場熄火驅離；如有造成防水層損傷者，將要求修復賠償。

3、社區內嚴格禁止施放炮竹煙火，違者拍照錄影存證，並報請警察處理。

 七、議 案：社區暨有網站(共三個)，封鎖及汰換案。

     說 明： 1、現有社區網站繁多，許多住戶難以分辨何為現行網站，易生混淆及管理上疏漏。

　　　　　  2、現有網站及問題如下：

   決 議： 社區網站僅為聯繫之用，並不需要過多功能，保留現有痞客邦之網站即可。

拾.臨時動議：

臨時動議：

 一、議 案：10號汽車位主賡續反映前修繕部份未完備防範滴水案。

說 明：1、依前次會議決議，以接水盤方式處理。

　　　 2、廠商報價總計＄16,000元整。

       3、與監委商議後，認為以單一案件來說價錢過高，是否有其它方案替代。

       4、經管理中心實際普查停車場滴漏水處，至少尚有20餘處，經向廠商詢價，若以高壓灌注法(俗稱打針法)進行全面性處理，工資可再壓低。

　　　 5、試算如下：25(處)*2(針)*450(元)=＄22,500元，與白鐵接水盤1處16000元較之節省更多經費。

決 議：1、停車場徹底防水抓漏乃勢在必行，但需耗用之經費龐大，非委員會之權限可議決，列為本次區分所有權人會議之議案，屆時再行議決。

2、為節省社區之經費，於區權會決議之前，先以打針方式進行防漏，請總幹事要求廠商優先處理本案，以維護住戶之權益。

二、議 案：住戶反應→為節能減炭，且能兼具安全性，現有固定開啟之燈具應調整。

說 明：1、綜合本月所有住戶意見，彙整如下：

決 議：請管理中心針對節能及安全等考量重新進行評估後調整。

三、議 案：中庭開放跳蚤市場、創意市集或攤販辦法研議案。

說 明：1、為廣開社區之聲名及其它之收入，可考慮開放中庭市集。

       2、管理中心實際評估後提出以下幾點方向，達成共識後較易確立舉辦之形式。

決 議：1、為增加本社區之曝光機會與商機，並提供住戶更多的消費平台，請總幹事擬訂：A、跳蚤市場 B、中庭攤販等各項方案。

       2、若有其它電器或設備需求者，請總幹事向權責委員回覆後進行增設，或要求機電廠商配合佈線架設。

       3、跳蚤市場暫先以社區內之住戶為優先考量，增加住戶間之活動及交流空間；

          中庭攤販不得引進小吃美食類，一者維護店面之權益、二者維護社區之清潔。

       4、試辦期間如遇任何重大缺失或無可避免之難處，即刻回報委員會說明情形後，得先暫停施行，並於次期管委會時提出檢討本方案之可行性。

四、議 案：夜間開放中庭機車停車案。

說 明：1、社區自開放中午可停放機車於中庭後，為一樓店面帶來更多實質商機。

2、夜間晚餐時間，亦有大量非住戶之用餐客戶，若比照中午時段辦理，應更能提高消費者之消費意願。

決 議：1、比照中午開放停車之辦法，並請總幹事進行規劃後公告試辦。

       2、徹底要求保全進行管制作業，不得任意放行；於本社區消費者，需請店家確實蓋以店章以利憑證；若非進入本社區消費者，必得收取停車費。

       3、請總幹事於規劃時，連帶考慮第三案所決議之內容，同時兼顧兩者，待規劃成形後，回報各權責委員核准後試辦施行。

       4、試辦期間如遇任何重大缺失或無可避免之難處，即刻回報委員會說明情形後，得先暫停施行，並於次期管委會時提出檢討本方案之可行性。

  五、議 案：隔壁社區(即全家便利商店全楝)，將垃圾棄置於本社區子母車研議案。

      說 明：1、近來保全多次發現隔壁社區之住戶，因其社區內沒有垃圾子母車，為求便利而將垃圾棄置於本社區之子母車。

             2、經保全勸阻後發現，其中部份人士亦為本社區之區分所有權人，故難以阻擋。

             3、經向其社區主委反應要求公告後，非本社區區權人(住戶)亂丟之情形亦未改善。

             4、總幹事曾邀其主委一同參加本次會議研議遭拒。

      決 議：確實依法行政，通告其不得進入丟置垃圾，若有違者，錄影存證向衛生局舉發。

 六、議 案：違反社區生活規約之住戶查舉處罰案。

      說 明：1、近來留言板有住戶多次反應，有人在門口擺放鞋子及雜物。

             2、請保全巡邏發現時，盡量先以勸導方式改善。

             3、經過近半個月的勸導，仍未見效果。

4、考量或許因學季將近，新住戶不清楚社區規約，張貼公告提醒住戶。

5、要求保全巡邏時開始進行強制登記，並張貼警告單。

6、現已有累犯兩次仍未改善者，如未來累犯至第三次時；

   規約所訂之各式處罰規定如下：

A.禁租車位或鎖遙控器

B.搬家時不開放臨停

C.停止郵件包裏代收服務

D.拍照強制舉發

E.鎖車收取開鎖費用

是否依規約之處罰規定強制執行處置?

        決 議：1、請總幹事重新公告，重申生活規之要點及處罰規定。

               2、若為初犯者請保全先以口頭告知，以免住戶因一時疏忽而遭開立警立單。

               3、累犯勸阻不聽者，依規約強制執行處罰規定，以維社區之生活品質。

    七、議 案：家和保全公司服務本社區期間，各項疏失應扣款研議。

        說 明：請委員會研議應如何處理本次家和之請款作業。

        執 行：1、家和保全服務期間，除財務問題外，造成社區諸多混亂，此非金錢可衡量之損失。

               2、依照合約精神，除需追認求償之部份外，違約事項亦需依合約內容所訂立之扣款項目進行扣款。

               3、家和所請款之發票金額，除不予支付總幹事之所有款項外，亦需以保全及秘書實際執勤天數計算，不得以足月服務之金額請領。

               4、請總幹事繕稿行文予家和保全，說明本案之決議。

拾壹.主席結論：

感謝各位委員出席本次會議，現在宣佈散會。

拾貳.散 會。(下次例行月會會議時間：99年10月9日星期六下午1400時