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柏德City社區第四屆管理委員會                

100年度3月份第一次管理委員會臨時會議紀錄

壹.會議時間：100年3月5日（星期六）下午14：00整

貳.會議地點：社區2樓管理中心辦公室

參.會議主席：主任委員 張金泰先生                會議記錄：總幹事 謝 秉 宗

肆.出席委員：1.安全委員 陳逸珊小姐      2.監察委員 朱進煌先生       

3.設備委員 羅枝茂先生       4.資訊委員 張紅玓小姐

5.總務委員 賴榮文先生       6.環保委員 劉韋廷先生

（詳如委員出席簽到名表）

伍.列席人員：良福保全公司：副理 蘇鍾軍

             國泰世華銀行：業務襄理 陳政雄

             新任總幹事：鄭秀芬

陸.召開第五屆管理委員會二月例行會議：

會議應到委員9位；實到委員8位，已過半數達法定人數，依議程進行會議。

柒.議題討論：

　  一、議案：國泰世華代收管理費合約簽訂案。(區權會決議事項)

　 　　 說 明：1.經二月份臨時委員會議，議決通過委由國泰世華銀行進行管理費代收

              2.國泰世華銀行已呈送合約，細節請委員會討論如下：

                臨櫃手續費2元；超商手續費10元由委員會或住戶吸收?

        決 議：與會委員全數通過：1.臨櫃繳交手續費2元由管委會吸收。

                                 2.超商手續費10元由住戶自行吸收。

               請管理中心進行資料建立，繕製公告週知住戶，並以電話及書信方式聯絡確認住戶繳款方式及資料。

   二、提 案：社區舞台使用規範草約討論案(管理中心提案)

       說 明：1.中原大學鋼琴社向社區借用舞台進行成果發表會。

              2.管理中心研擬舞台出借規範草案(詳如附件一)，請委員會討論。

       決 議：1.請管理中心制訂制式化租借表格。

              2.活動消息需於社區公佈欄進行公告，並於網站上發佈。

              3.詢問店家配合宣傳。

              4.與會委員全數通過，本草案於公告後生效。

              5.若有未盡完善或需增訂時，需經管委會另行決議後施行之。

  三、提 案：欠繳管理費逾三期以上住戶寄發存證信函案。(管理中心提案)

      說 明：1.欠繳管理費逾三期以上之住戶，依社區管理費收繳規定，應寄發存證信函

             2.名單詳如附件二。

             3.請委員會裁示寄發存證信函。

      決 議：與會委員全數同意，依社區財務管理辦法執行。

  四、提 案：總幹事移交案。

      說 明：1.原總幹事謝秉宗因個人生涯規劃，已向良福公司提出離職申請。

             2.總幹事職務自3月8日起改由鄭秀芬總幹事接任(人事資料詳如附件三)

    決 議：與會委員一致同意良福保全公司更換總幹事。

   五、提 案：社區形象招牌架設案。(管理中心提案)

說 明：1.社區舊有形象招牌仍置放於社區庫房中。

              2.考量節約社區經費，建議更換舊有壓克力板並加設燈具，用以吸引外客注

意。

       決 議：1.於現有三角招牌加設：A.底座架高B.外框加設LED燈C.底部加裝滑輪D.內部加裝照明燈源。

              2.壓克力面板重新製作，儘量以強化社區主體形象為主，另兩面加設可抽換之格子(14格/面)供店家放置廣告宣傳之用。

              3.日後持續觀察實際成效，若有未盡完善之處請管理中心提報管理委員會再行栽定是否有需加強之處。

捌.臨時動議：

   一、說 明：請監視器廠商於夜間進行檢視，以釐清監視鏡頭夜間是否仍能正常運作；如有需更換之鏡頭，請向廠商要求簽訂合約，以年度計畫方式提出報假及預劃更換時程，日後依表定時間進行更換安裝。(安委提案)

       決 議：與會委員全數同意。

   二、說 明：建立住戶(租戶)資料，以利緊急事件聯絡之用。(監委提案)

       決 議：1.請總幹事向房屋仲介業者要求提供住戶資料，以利資料建檔之用。

              2.向仲介業要求訂定者自律條款，於房客資料變更時主動向管理中心提供。

   三、說 明：保全哨亭申請電話案(管理中心提案)

       決 議：請管理中心向電信局申裝新號一支，並同時變更社區所有公設帳單之負責人姓名。

   四、說 明：資源回收廠商合約案(主委提案)

       決 議：請總幹事積極洽詢廠商，需要求以時價報價，論斤計價者為必要之考量。

   五、說 明：社區公用相機故障請採購案(管理中心提案)

       決 議：相機為紀錄社區事件之重要物品，請總幹事詢價後向相關權責委員回報，經核可後儘速購置。

   六、說 明：建立社區常用物品、耗材等價格表，制式化規格，以利年度財務預算之編列。(監委提案)

       決 議：請管理中心向配合廠商要求提供報價，或以既往之報價單內容建立該表格。

   七、說 明：監視器1號主機、4號機螢幕故障報修案(管理中心提供)

       決 議：與會委員全數同意更換1號主機，依往例購買主機時廠商均有贈送螢幕，本案請要求廠商徇往例配合。

玖.主席結論：感謝各位委員出席本次會議，現在宣佈散會。

拾.散 會。(下次例行月會會議時間：100年4月9日星期六下午1400時)